3 productiviteitstechnieken: van een tomaat tot het eten van een kikker

Het einde van een lange werkdag is in zicht. Je kijkt op je to-dolijstje en komt tot de conclusie dat je die ene taak weer uitgesteld hebt. Bovendien staan er nog genoeg taken die je nog niet hebt afgestreept. Hoe komt dit en wat kan je hieraan doen? Niet afgeleid worden door je collega’s met hun belangrijke vragen, maar gewoon lekker gefocust doorwerken. Het lijkt een sprookje, maar met de juiste productiviteitstechnieken maak je het mogelijk.

Er bestaan heel wat productiviteitstechnieken. Hierdoor kan het lastig zijn om te kiezen welke het beste bij jou past. Bovendien moet het een techniek zijn die ook echt werkt. In deze blog zetten we drie technieken op een rij die jou kunnen helpen, zodat jij voortaan productief aan de slag kunt.

Productief met de Pomodoro techniek

De eerste techniek komt helemaal uit Italië: de Pomodoro techniek. Francesco Cirillo had constant last van afleiding, waardoor hij niets gedaan kreeg. Hier moest snel verandering in komen. Hij pakte een timer, die eruitzag als een pomodoro (het Italiaanse woord voor tomaat), en zette deze op 25 minuten. Genoeg tijd voor zijn taak. Daarna nam hij een welverdiende pauze. Uit verschillende onderzoeken blijkt ook dat je tijd opdelen een positief effect heeft op je productiviteit.

Op het moment dat Francesco zijn wekker instelde, wist hij nog niet dat zijn techniek uiteindelijk vele anderen zou helpen om productiever te werken. Volg deze vijf stappen voor de pomodoro techniek:

1. Maak een lijstje
   Maak eerst een lijstje met alles wat jij vandaag wilt doen. Zorg dat dit niet meer in je hoofd zit, maar nu op papier staat.
    
2. Stel je Pomodoro’s op
   In de volgende stap ga je aan de slag met de officiële ‘Pomodoro lijst’. Deel de lijst die je eerder hebt gemaakt op in taken van 25 minuten. Zet deze vervolgens op volgorde van meest urgent naar minder urgent.
    
3. Zet je timer voor 25 minuten
   Vervolgens kun je starten met de bovenste taak op je lijstje. Neem hier 25 minuten voor en probeer gefocust te blijven op deze taak. Blijf productief en probeer de taak binnen 25 minuten af te krijgen.
   
   Extra tip: blok de Pomodoro in je agenda. Je collega’s zien dan dat je bezet bent en zullen je minder snel storen. Ook is het handig om de notificaties op je mobiel en computer uit te zetten.
    
4. Vink jouw Pomodoro af en geniet van je pauze
   Nu komt het beste moment: je mag de Pomodoro afvinken! Neem vervolgens 3 tot 5 minuten pauze. Dit geeft je brein voldoening en is voldoende tijd om te resetten, voordat je aan de slag gaat met je volgende taak. Neem deze tijd om iets te doen wat niet gerelateerd is aan je werk.
    
5. Lange pauze na vier Pomodoro’s
   Na vier Pomodoro’s is het tijd voor een lange pauze. Je hebt dan ongeveer twee uur gewerkt, dus dat betekent dat je even een kwartier pauze mag nemen. Klets wat met je collega’s of maak een ommetje.

Productief met de Eat that frog techniek

Betrap je jezelf regelmatig op uitstelgedrag? Dan is deze techniek ontworpen voor jou. Jouw werkdag bestaat waarschijnlijk uit allerlei verschillende taken. Het is dan niet altijd even makkelijk om de hele dag productief te blijven. Zeker niet als je een taak op het lijstje hebt staan die je liever niet doet. Jouw kikker is de taak op je lijstje waar je geen zin in hebt.

Wat houdt de ‘eat that frog’ techniek precies in? De naam is een metafoor voor het beginnen van je dag met de taak waar je het meest tegenop ziet. Eat that frog! Begin met deze taak, zodat je er de rest van de dag niet meer aan hoeft te denken. Zo voel jij je opgelucht en zit je vol energie om van je dag een succes te maken.

De reden voor dit euforische gevoel na het afronden van een ‘kikker’ is endorfine. Hoe erger je namelijk ergens tegenop ziet, hoe blijer je bent als het achter de rug is. Op die energie verloopt de rest van je dag ook meteen veel soepeler.

We kunnen je aanraden om deze methode te combineren met de Pomodoro techniek. Start de dag met de vervelendste taak, maar deel je tijd wel in op de Pomodoro manier. Zo blijf je de hele dag productief.

Productief met de Eisenhower techniek

De Eisenhower techniek is een manier om jouw taken te prioriteren. Zo voer je voortaan de meest urgente taken eerst uit.

Als je de techniek op de juiste manier toepast, dan ontstaat er een overzichtelijk schema met de belangrijkste taken en acties die later op de dag ook nog kunnen gebeuren. Het schema bestaat uit vier categorieën:

1. Dringend en belangrijk
   Dit zijn de taken die zo snel mogelijk uitgevoerd moeten worden, omdat er anders problemen ontstaan.
    
2. Belangrijk, maar niet dringend
   Dit zijn de taken die je inplant om op een later moment te doen.
    
3. Dringend, maar niet belangrijk
   Taken die je, als het mogelijk is, aan anderen delegeert.
    
4. Dringend noch belangrijk
   Taken die je van je lijst mag schrappen. Vooral in de drukkere periodes, wanneer andere categorieën om je aandacht schreeuwen.
    

Deze techniek is ideaal wanneer je een groot project start met collega’s. Schets de vier blokken van Eisenhower op een groot vel en schrijf alle taken op losse plakkertjes. Bepaal per plakkertje welke taak in welke categorie hoort. Zo maak je de urgentie inzichtelijk en kan je de taken direct verdelen onder jou en je collega’s.

De kracht van de Eisenhower techniek zit vooral in de laatste categorie. Deze categorie laat zien dat er ook taken zijn waar je je niet mee bezig hoeft te houden, maar waar je toch energie aan besteedt. Door deze categorie te schrappen, win je tijd. Zo blijf je dus productief!

Productief aan de slag!

Nu je van deze drie technieken afweet, is het jouw beurt om ze zelf toe te passen. Doe dit in je eentje of samen met je collega's. Zo raak je minder snel afgeleid en kun je samen jullie to-dolijstjes afwerken op een productieve manier.

Toch nog extra ondersteuning nodig? Bekijk dan hier onze trainingen voor persoonlijke effectiviteit of schrijf je direct in voor de training Time management.