5 tips om ChatGPT te gebruiken bij het schrijven van e-mails

Auteur: Mark van der Kooij

---

Een nette e-mail schrijven kost soms meer tijd dan je denkt. Hoe begin je? Is je boodschap duidelijk? En komt je mail niet te kortaf of juist te uitgebreid over? ChatGPT kan je daarbij helpen.

Je kunt ChatGPT gebruiken om een eerste versie te schrijven, een bestaande mail te verbeteren of de toon aan te passen. Maar het resultaat hangt sterk af van de opdracht die je geeft. Met deze 5 tips haal je meer uit ChatGPT bij het schrijven van zakelijke e-mails.

1. Laat ChatGPT een duidelijke onderwerpregel maken
   Een goede onderwerpregel vertelt direct waar je e-mail over gaat. Vraag ChatGPT om een paar korte voorstellen en kies de variant die het duidelijkst is voor je ontvanger.
   
   Voorbeeldprompt:
   Bedenk 5 korte en duidelijke onderwerpregels voor een e-mail waarin ik een klant vraag om vóór vrijdag akkoord te geven op de offerte.
    
2. Laat je e-mail controleren en verbeteren
   Heb je zelf al een e-mail geschreven? Laat ChatGPT die dan controleren op spelling, grammatica, duidelijkheid en onnodig lange zinnen. Vraag daarbij om je eigen schrijfstijl zoveel mogelijk te behouden.
   
   Voorbeeldprompt:
   Controleer onderstaande zakelijke e-mail op spelling, grammatica en duidelijkheid. Maak lange zinnen korter, maar verander mijn toon zo min mogelijk. Leg daarna kort uit wat je hebt aangepast.
   
   Lees de aangepaste mail altijd zelf nog een keer voordat je deze verstuurt. Controleer vooral namen, data, bedragen, afspraken en andere feitelijke informatie.
    
3. Geef ChatGPT voldoende context
   Hoe duidelijker jouw opdracht, hoe beter de e-mail meestal wordt. Vertel daarom niet alleen wat je wilt schrijven, maar ook aan wie, waarom en wat je wilt bereiken.
   
   Bijvoorbeeld niet: Schrijf een mail over een afspraak.
   
   Maar wel: Schrijf een korte zakelijke e-mail aan een klant. Onze afspraak van donderdag moet worden verplaatst omdat de trainer onverwacht niet beschikbaar is. Bied je excuses aan en stel dinsdag- en woensdagochtend als alternatief voor. Schrijf vriendelijk, persoonlijk en duidelijk.
    
4. Gebruik AI om de juiste toon te vinden
   Jouw boodschap kan vriendelijk, formeel, persoonlijk of juist heel direct worden geschreven. Geef daarom aan welke toon bij je ontvanger en organisatie past. Je kunt ChatGPT ook vragen om meerdere varianten te maken.
   
   Voorbeeldprompt:
   Herschrijf deze e-mail vriendelijk en professioneel. Houd de boodschap duidelijk en direct, maar zorg dat hij niet kortaf overkomt. Geef mij twee varianten.
   
   Kies niet automatisch de eerste versie. Kijk welke formulering echt bij jou en je organisatie past. Een goede AI-mail moet uiteindelijk nog steeds klinken alsof jij hem hebt geschreven.
    
5. Maak duidelijk wat je van de ontvanger verwacht
   Een goede zakelijke e-mail eindigt niet alleen vriendelijk, maar maakt ook duidelijk wat de volgende stap is. Moet iemand reageren, iets controleren, een keuze maken of vóór een bepaalde datum iets aanleveren? Laat ChatGPT helpen om die actie helder te formuleren.
   
   Voorbeeldprompt:
   Schrijf een korte afsluiting waarin ik de ontvanger vriendelijk vraag om uiterlijk donderdag te laten weten of hij akkoord gaat met het voorstel.
    

---

Welke informatie deel je liever niet met ChatGPT?

ChatGPT is handig bij het schrijven van e-mails, maar denk goed na over welke informatie je invoert. Plak niet zomaar vertrouwelijke bedrijfsinformatie, persoonsgegevens, klantgegevens of andere gevoelige informatie in een AI-tool. 

Werk je binnen een organisatie? Houd je dan aan de afspraken en richtlijnen voor het gebruik van AI. Je kunt gevoelige gegevens in een voorbeeldmail ook eerst anonimiseren.

 

---

Een goede prompt voor een e-mail in 5 stappen

Vertel ChatGPT:

1. Aan wie je schrijft
2. Waarom je mailt
3. Wat de ontvanger moet weten
4. Wat je van de ontvanger verwacht
5. Welke toon je wilt gebruiken
    

Schrijf een korte zakelijke e-mail aan [ontvanger] over [onderwerp]. De ontvanger moet weten dat [informatie]. Ik wil graag dat hij/zij [actie]. Schrijf vriendelijk, duidelijk en professioneel.
 

---

Zelf slimmer e-mails schrijven met AI?

ChatGPT kan je veel tijd besparen bij het schrijven van e-mails. Maar het verschil zit in hoe je AI gebruikt. In de training E-mails schrijven met AI leer je goede prompts maken, professionele mails schrijven en AI-teksten controleren en verbeteren. Je oefent met situaties uit je eigen werk en krijgt praktische hulpmiddelen die je daarna direct kunt gebruiken.

Bekijk de training E-mails schrijven met AI

---