Klantwaardering: 9,4 NRTO-keurmerk 22 jaar ervaring
4.9  Google reviews
  070 - 385 86 52     info@train2work.nl  |  contact  |     info@train2work.nl  
  070 - 385 86 52  
 
home  pijltje inspiratie  pijltje communicatie  pijltje Zakelijk schrijven: 6 tips voor sterke e-mails
Share

Zakelijk schrijven: 6 tips voor sterke e-mails

Auteur: Marja Cousijnse

Ben jij ook weleens bang dat jouw zakelijke e-mails niet goed overkomen? Of kost het opstellen van een e-mail vaak veel tijd? Dan ben je niet de enige. Het zakelijk schrijven van een sterke e-mail is best ingewikkeld. Want hoe zorg je ervoor dat de ontvanger jouw e-mail opent, leest én begrijpt?

In deze blog geven we je 6 handige tips voor het zakelijk schrijven van een goede e-mail. Van de onderwerpregel tot de afsluitende groet: we nemen je mee langs alle onderdelen.

Tip 1: Kies een duidelijk onderwerp
Tip 2: Selecteer een passende aanhef
Tip 3: Draai er niet omheen
Tip 4: Houd het bij zakelijke inhoud
Tip 5: Sluit de e-mail sterk af
Tip 6: Lees alles goed door

Tip 1: Kies een duidelijk onderwerp

Voordat de e-mail geopend wordt, toont het programma al de onderwerpregel. Dit is het eerste wat de ontvanger ziet, dus kies een passend onderwerp dat overtuigt om de e-mail te lezen. Dit is vooral belangrijk als de ontvanger jou niet kent. Idealiter is het onderwerp van jouw zakelijke e-mail bondig, duidelijk en uitnodigend. Probeer hierin drie tot acht woorden aan te houden.

Twijfel je of het onderwerp van je e-mail goed is? Check het met onderstaande drie stappen.

Stap 1: Wees direct

Het onderwerp kan je ook zien als de eerste regel van je e-mail. Zorg dat je zo duidelijk mogelijk schrijft wat je van de ontvanger verwacht. Wil je bijvoorbeeld een afspraak verzetten? Plaats dit als vraag in de onderwerpregel. De ontvanger hoeft niet door te klikken om te begrijpen waar de e-mail over gaat en zal daardoor een stuk sneller reageren.

Stap 2: Zet de belangrijkste woorden vooraan

Ongeveer de helft van alle e-mails wordt gelezen op mobiele telefoons. Het is dus niet gek dat een onderwerpregel op deze kleine schermpjes vaak wordt afgesneden. Houd daarom het onderwerp kort, krachtig en zet de belangrijkste woorden vooraan.

Stap 3: Geef context en maak het vindbaar

Meestal wordt er weinig context gegeven in het onderwerp van een e-mail. Dit is niet handig als je bepaalde e-mails later nog eens terug wil vinden. Let er dus op dat je woorden in je onderwerpregel gebruikt, die de ontvanger van je e-mail later als zoektermen kan gebruiken.

naar boven

Tip 2: Selecteer een passende aanhef

Na het bepalen van een goede onderwerpregel, is het tijd voor de aanhef. Hoe kan je de ontvanger het beste aanspreken? Dit hangt natuurlijk af van jouw relatie met de contactpersoon. Ken je deze niet of nauwelijks, dan is een formele begroeting gepast.

Bij het zakelijk schrijven van een e-mail, mag je de achternaam van de ontvanger gebruiken als je deze kent. Kies bijvoorbeeld voor: 'Beste of Geachte heer/mevrouw [achternaam]'.

Ga je voor een iets informelere toon en ken je de voornaam? Kies dan voor 'Beste [voornaam]' of zelfs voor 'Dag [voornaam]'. In het geval dat je de persoon niet kent en je geen voor- of achternaam hebt, kan je kiezen voor 'Beste heer/mevrouw,' of voor de genderneutrale aanhef 'Beste lezer'.

  Formeel Informeel
Naam bekend Beste heer/mevrouw [achternaam]
Geachte heer/mevrouw [achternaam]
Beste [voornaam]
Dag [voornaam]
Hallo [voornaam]
Naam onbekend

Beste heer/mevrouw
Geachte heer/mevrouw
Beste lezer

Beste heer/mevrouw
Goedemorgen/ goedemiddag
naar boven

Tip 3: Draai er niet omheen

Net als bij de onderwerpregel is het belangrijk om ook in je e-mail snel 'to the point' te komen. Jij en de ontvanger hebben beiden wel iets beters te doen, toch? Er is niets mis met de directe aanpak, zolang het maar beleefd blijft.

Heb je de neiging om snel lange lappen tekst te schrijven? Denk dan goed na over je boodschap en wat je precies van de ontvanger verwacht. Schrap vervolgens alles wat hier niet binnen valt.

naar boven

Tip 4: Houd het bij zakelijke inhoud

Bij zakelijk schrijven hoort formeel taalgebruik. Let op met het maken van grapjes of teksten die te amicaal kunnen overkomen. Wanneer je al langere tijd met elkaar e-mailt, kan je ervoor kiezen om over te stappen op een iets informelere toon. Dit is ook een kwestie van aanvoelen en afstemmen op je contactpersoon.

De manier waarop je de e-mail indeelt, bepaalt ook voor een groot deel hoe zakelijk deze overkomt op de lezer. Zorg dat je in de eerste alinea de kernmededeling doet en context geeft aan de e-mail. Probeer je alinea's te beperken tot vijf regels en voeg witregels tussen de alinea's toe.

naar boven

Tip 5: Sluit de e-mail sterk af

Dan ben je bij de afsluiting van je e-mail aangekomen. Bedank je ontvanger voor het lezen van de e-mail door deze zakelijk af te sluiten met: 'Alvast bedankt voor uw reactie' of 'Ik zie uw reactie graag tegemoet'. Vervolgens sluit je de e-mail af met een groet, zoals: 'Met vriendelijke groet(en)' of 'Hartelijke groet(en)'. Dit wordt gevolgd door je naam en eventueel jouw functie en contactgegevens.

E-mail je vaak? Dan loont het om een digitale handtekening te maken. Deze komt standaard onder de e-mail te staan als afsluitende groet en dat scheelt jou weer tijd. Aan de handtekening kan je bovendien het logo en de naam van jouw bedrijf toevoegen. Ook contactgegevens, zoals je telefoonnummer en een link naar de website kan je in de handtekening verwerken.

Voorbeeld van een digitale handtekening
Voorbeeld van een digitale handtekening
naar boven

Tip 6: Lees alles goed door

Is de e-mail af? Wacht even, druk niet meteen op verzenden. Lees eerst nog even je e-mail na, zorg dat alles klopt en de tekst volledig is. Als je de e-mail een tweede keer leest, merk je al snel of jouw boodschap duidelijk is. Let ook goed op de spelling en grammatica. Dt-fouten wil je natuurlijk koste wat het kost vermijden. Hierdoor kan de tekst namelijk minder professioneel overkomen.

naar boven

Past een training zakelijk schrijven bij jou?

In dit artikel hebben we waardevolle tips gedeeld, die jij kunt meenemen in je zakelijke e-mails. Wil je graag nog een stap verder? Schrijf je vandaag nog in voor onze training Zakelijk schrijven per e-mail en verbeter jouw zakelijke schrijfvaardigheden!

Wil je niet alleen je e-mails maar al je zakelijke teksten beter schrijven? In onze 2-daagse training Sterk zakelijk schrijven, maak je alle belangrijke schrijftechnieken helemaal eigen.

Bekijk de training Sterk zakelijk schrijven

Bekijk de training Zakelijk schrijven per e-mail


Bekijk alle inspiratie-artikelen
Share

Op de hoogte blijven?

Meld je dan aan voor de nieuwsbrief.

NRTO Keurmerk
Springest
8,5
79 klantbeoordelingen

Hoofdlocatie

Lange Kleiweg 14
2288 GK Rijswijk

Openingstijden

maandag t/m vrijdag
8.30 - 17.30 uur

Snel contact

070 385 86 52

Mail ons

info@train2work.nl

Openingstijden

maandag t/m vrijdag
8.30 - 17.30 uur

gratis persoonlijk advies kleine groepen, veel aandacht ijzersterk in maatwerk 100% tevredenheidsgarantie