Zakelijk schrijven: 6 tips voor sterke e-mails
Auteur: Marja CousijnseStuur jij weleens een e-mail waar maar geen reactie op komt? Of merk je dat je veel tijd kwijt bent aan het zoeken naar de juiste woorden? Dan ben je niet de enige. Het schrijven van een sterke zakelijke e-mail is lastiger dan het lijkt. Gelukkig kun je dit leren. In dit artikel krijg je 6 praktische tips en antwoord op veelgestelde vragen over zakelijke e-mails. Zo maak je jouw berichten duidelijk, professioneel en actiegericht, met minder moeite.
Wil je na het lezen nog een stap verder? Onze trainingen Zakelijk schrijven per e-mail en Sterk zakelijk schrijven helpen je met slimme formats, feedback en AI-tools.
1. Hoe schrijf je een sterke onderwerpregel?
De onderwerpregel is het eerste wat je ontvanger ziet, en vaak ook het laatste als deze niet uitnodigt tot openen. Idealiter is het onderwerp kort, krachtig en bevat deze 3 tot 8 woorden.
Gebruik deze 3 stappen voor een goede onderwerpregel:
-
Wees direct
Laat zien wat je vraagt of meldt.
Wel: 'Voorstel teamoverleg donderdag?'
Niet: 'Even overleggen?'
-
Zet de belangrijkste woorden vooraan
Op mobiel worden onderwerpregels vaak afgebroken. Begin daarom met wat ertoe doet.
-
Geef context en maak het terugvindbaar
Gebruik woorden waarop de ontvanger later kan zoeken in zijn inbox.
Wil je leren hoe je onderwerpregels schrijft die wel worden geopend? In onze training oefen je met voorbeelden en AI-hulp.
2. Wat is een passende aanhef in een zakelijke mail?
Je aanhef bepaalt de toon. Stem die af op de relatie die je met de lezer hebt. Kies bewust: een te informele aanhef kan onprofessioneel overkomen, terwijl een te formele toon afstand schept.
| Formeel | Informeel | |
| Naam bekend |
Beste heer/mevrouw Jansen, Geachte heer/mevrouw Jansen, |
Beste Peter, Dag Peter, Hallo Petra, |
| Naam onbekend |
Beste heer/mevrouw, |
Beste heer/mevrouw, Goedemorgen, / Goedemiddag, |
3. Hoe kom je snel to the point?
De beste zakelijke e-mails zijn kort, duidelijk en beleefd. Vermijd lange inleidingen of overbodige zinnen.
Schrijf vanuit je doel:
- Wat wil je bereiken?
- Wat moet de ander weten of doen?
Schrap wat daar niet aan bijdraagt. Schrijf actief en positief:
Niet: "Er zou eventueel iets geregeld kunnen worden."
Wel: "Kun je dit regelen voor donderdag?"
4. Wat hoort er wel en niet thuis in een zakelijke mail?
Wel doen:
- Begin met je kernboodschap
- Gebruik korte alinea's (max. 5 regels)
- Gebruikt witregels voor rust
Liever niet:
- Grappen (die kunnen verkeerd vallen)
- Te veel smileys of uitroeptekens
- Ingewikkelde taal of afkortingen zonder uitleg
De toon van je tekst pas je aan per situatie. Beter te professioneel dan te losjes, tenzij je elkaar goed kent.
In onze training leer je hoe je een toon vindt die vriendelijk en professioneel is en die past bij je doelgroep.
5. Hoe sluit je een zakelijke e-mail goed af?
Sluit duidelijk en beleefd af. Bijvoorbeeld:
- "Ik zie je reactie graag tegemoet."
- "Alvast bedankt voor je reactie voor vrijdag."
Gebruik een vaste afsluiter, zoals:
- Met vriendelijke groet,
- Hartelijke groet,
Voeg daarna je naam, functie en contactgegevens toe. Werk je veel met e-mail? Maak dan een digitale handtekening met:
- Je logo
- Je telefoonnummer
- Een link naar je website
Zo bespaar je tijd en kom je professioneel over. In de training leer je hoe je dit handig instelt.
6. Waarom moet je altijd even nalezen?
Zorg dat je tekst foutloos is en doet wat jij wilt. Controleer:
- Klopt de boodschap?
- Is het taalgebruik passend?
- Staan er geen spelfouten in?
Lees hardop of laat AI je helpen. In de training leer je precies hoe je ChatGPT inzet om je mail te controleren en te verbeteren.
FAQ: veelgestelde vragen over zakelijke e-mails
Hoe houd ik een zakelijke e-mail kort en krachtig?
Gebruik de BLUF-methode (Bottom Line Up Front): zet je kernboodschap bovenaan. Schrap overbodige details en houd je zinnen onder de 20 woorden.
Wat is de beste onderwerpregel voor een zakelijke e-mail?
Een goede onderwerpregel is kort, specifiek en actiegericht. Bijvoorbeeld: "Voorstel voor teamoverleg op donderdag". Zo weet de ontvanger direct waar het over gaat.
Wat als ik snel een reactie nodig heb?
Vraag het concreet, bijvoorbeeld: "Kun je dit voor vrijdag bevestigen?", eventueel aangevuld met een belletje of een kort chatbericht.
Wat moet ik vermijden in een zakelijke e-mail?
- Vage taal: "zoals besproken" zonder verdere details
- Te lange zinnen: houd het onder de 20 woorden per zin
- Capslock en uitroeptekens: "BELANGRIJK!!!!" oogt agressief
- Onnodige CC's: voorkom e-mail overload bij je collega's
Hoe voorkom ik dat mijn mail in de spam terechtkomt?
Vermijd schreeuwerige woorden zoals "GRATIS!!!" en gebruik geen verdachte links. Zorg dat je afzenderadres herkenbaar en betrouwbaar is.
Hoe maak ik mijn e-mails toegankelijker?
Gebruik witregels voor rust, een duidelijke structuur met tussenkoppen en schrijf in eenvoudige, begrijpelijke taal (B1-niveau).
Klaar om echt sterk te leren schrijven?
Wil je niet alleen goede tips, maar ook persoonlijke feedback, slimme formats en handige AI-tools om je zakelijke e-mails snel en professioneel te maken?
Volg dan de training Zakelijk schrijven per e-mail of verdiep je verder in de 2-daagse training Sterk zakelijk schrijven.
Op de hoogte blijven?
Meld je dan aan voor de nieuwsbrief.
