5 veelgemaakte fouten in Outlook die je tijd kosten - en hoe je ze voorkomt

Auteur: Denise Paalvast

---

Je dag begint goed. Koffie erbij, Outlook open. Maar voor je het weet is het 3 uur later en ben je verstrikt geraakt in je mailbox. Je belangrijkste taak? Nog niet afgerond. Je prioriteiten? Die schuiven alle kanten op. De werkstress sluipt er langzaam in. Herkenbaar?

Outlook kan je beste vriend zijn, als je het goed gebruikt. In dit artikel lees je de 5 meest gemaakte fouten in Outlook én hoe jij ze vanaf vandaag voorkomt. Zo bespaar je elke dag tijd, krijg je meer rust en focus.

---

1. Je inbox is je takenlijst geworden

Laat jij e-mails staan als geheugensteun? Dan stapelt je werk zich snel op. Het gevolg: onrust in je hoofd en het gevoel dat je altijd achterloopt.

Zo voorkom je deze fout:

• Zet actiepunten direct in je takenlijst of agenda, mét deadline.
• Gebruik vlaggen of categorieën voor visueel overzicht.
• Archiveer of verwijder wat afgehandeld is.

Je inbox is om te ontvangen, niet om in te plannen.

---

2. Je staat meldingen toe

Elke ping haalt je uit je concentratie. Zo werk je aan andermans prioriteiten, niet aan die van jezelf.

Zo pak je de regie terug:

• Zet Outlook meldingen uit tijdens focusblokken.
• Plan vaste mailmomenten per dag.
• Gebruik 'Niet storen' op je pc of in je agenda.

Laat je collega's weten wanneer je offline werkt. Dat voorkomt onnodige onderbrekingen.

---

3. Je inbox is niet automatisch georganiseerd

Blijf je scrollen om belangrijke e-mails te vinden? Outlook kan dit werk automatisch voor je doen.

Zo bespaar je tijd en krijg je overzicht:

• Stel regels in. Bijvoorbeeld: alle e-mails met het woord 'nieuwsbrief' erin gaan naar de map 'Nieuws'.
• Gebruik kleurcodes voor belangrijke afzenders.
• Gebruik categorieën voor snelle herkenning van thema's. Je kunt die ook via een regel automatisch in een mapje laten plaatsen.

Een slimme inbox betekent minder stress en meer grip.

---

4. Je gebruikt de zoekfunctie niet optimaal

Gebruik je alleen losse zoekwoorden? Dan ben je veel tijd kwijt aan het vinden van die ene e-mail.

Zo zoek je slimmer:

• Combineer zoektermen, zoals van:Piet onderwerp:offerte.
• Filter op bijlage, categorie of datum.
• Sla handige zoekopdrachten op voor hergebruik.

Elke minuut minder zoeken is winst.

---

5. Je hebt Outlook nooit persoonlijk ingericht

Veel mensen gebruiken Outlook zoals het is ingesteld. En missen daarmee handige functies die je werkdag makkelijker maken.

Zo maak je Outlook jouw assistent:

• Zet de gespreksweergave uit als jou dat meer overzicht geeft.
• Gebruik 'Snelle stappen' om met één klik een taak te plannen, mail te verplaatsen of te beantwoorden.
• Maak 'Snelonderdelen' voor standaardmails. Typ je tekst in een nieuwe mail, selecteer deze, ga naar 'Invoegen' en kies 'Snelonderdelen'.

Je hoeft geen expert in Outlook te worden als je maar weet wat Outlook voor je kan doen.

---

Outlook als jouw persoonlijke werkassistent

Pak je deze 5 fouten aan? Dan merk je direct verschil. Meer structuur, minder mailstress én meer tijd voor belangrijk werk. Heb je geen tijd (of zin) om alles zelf uit te zoeken? Dan is onze praktische training iets voor jou.

Trainingstip: Timemanagement en Outlook

In onze korte training Baas over je tijd en je inbox leer je:

• Outlook slimmer gebruiken (zoals regels, taken, agenda's).
• Structuur aan te brengen in je werkdag.
• Afleidingen en mailstress te verminderen op een manier die echt bij je past.

Bekijk de training Timemanagement en Outlook: baas over je tijd en je inbox

---

Veelgestelde vragen over Outlook

 

---