Projectplanning met AI: zo helpt ChatGPT jou als projectmanager
Auteur: Marja CousijnseProjectplanning kost tijd. Veel tijd. En vaak gebeurt dat onder druk, met tig tabbladen open, een overvolle inbox en collega's die allemaal iets van je willen. Herkenbaar? Maar wat als je een digitale assistent had die je helpt denken, structureren en plannen? Goed nieuws, die bestaat al: ChatGPT.
In dit artikel lees je hoe ChatGPT jou als projectmanager of planner kan ondersteunen: van taakanalyse tot stakeholdercommunicatie. Geen sciencefiction, maar 6 direct toepasbare ideeën voor jouw werkdag.
1. ChatGPT als sparringpartner voor je projectvoorstel
Soms weet je wel ongeveer wat je wilt, maar heb je moeite om het scherp te krijgen. Wat is precies het doel van je project? Waar liggen risico's? Hoe zorg je dat je draagvlak creëert? ChatGPT kan fungeren als digitale sparringpartner. Je stelt een vraag zoals:
"Help me een projectvoorstel te schrijven voor het verbeteren van ons onboardingproces. Wat zijn logische stappen, risico's en succesfactoren?"
En hop, je hebt binnen seconden een eerste opzet. Jij bepaalt wat je overneemt. ChatGPT denkt mee, zonder oordeel en zonder agenda.
2. Taken structureren als een pro
Een goede projectstructuur is het halve werk. Maar een blanco canvas in Microsoft Project kan best intimiderend zijn. Met ChatGPT maak je razendsnel een ruwe opzet van je werkpakketten, mijlpalen en afhankelijkheden. Bijvoorbeeld:
"Ik werk aan een evenement. Help me de hoofdactiviteiten en subactiviteiten uitschrijven, inclusief volgorde."
Binnen een minuut heb je een gestructureerde lijst die je direct in Microsoft Project kunt importeren of overnemen. Je bespaart tijd en creëert overzicht.
Bekijk onze Microsoft Project training
3. Slimme tijdsinschattingen maken
Natuurlijk: jij kent jouw team en deadlines het best. Maar wat als je twijfelt of je realistisch plant? Gebruik dan ChatGPT als second opinion:
"Hoe lang duurt het gemiddeld om een kennisbank van 10 pagina's op te zetten en intern te testen?"
De AI geeft suggesties die je helpen onderbouwen waarom je een bepaalde buffer inplant. Geen garantie, wel extra grip.
4. Resources plannen en overbezetting voorkomen
Je planning is rond... tot je merkt dat drie taken tegelijk bij dezelfde collega landen. ChatGPT kan je helpen nadenken over logische verdeling:
"Wat zijn goede vuistregels om overbezetting van projectleden te voorkomen?"
Of: laat het systeem alternatieve verdelingen voorstellen, bijvoorbeeld bij vakantie of ziekte.
Ook handig: stel hypothetische vragen over beschikbaarheid, capaciteit en combinaties van rollen.
5. Projectcommunicatie verbeteren
Statusupdate sturen naar je opdrachtgever? Kort rapportje voor je team? Of de planning toelichten tijdens de kick-off? Laat ChatGPT je helpen bij het schrijven van heldere, professionele en betrokken communicatie. Voorbeelden:
- Projectmail: "Stel een e-mail op om aan te kondigen dat de pilot een week verschuift."
- Stand-up-samenvatting: "Vat samen wat we deze week bereikt hebben, inclusief risico's."
Zo schrijf je sneller én effectiever, in je eigen stijl.
6. Bonus: gebruik ChatGPT als controlepaneel
Je kunt zelfs je Microsoft Project-inhoud (of samenvattingen ervan) door ChatGPT laten beoordelen:
"Zie jij nog onlogische afhankelijkheden of gaten in deze projectstructuur?"
Je krijgt suggesties voor verbetering die je misschien zelf over het hoofd zag.
Waarom werkt dit?
Omdat ChatGPT geen mens is, maar wél denkt in structuren, logica en taal. Het stelt vragen, doet suggesties en kijkt met frisse blik naar jouw werk. En nee, ChatGPT vervangt jou niet. Jij hebt de ervaring, de context en het overzicht. Maar een slimme assistent die je werk nét iets makkelijker maakt? Geweldig toch?
Zelf aan de slag met Microsoft Project én AI?
In onze 2-daagse training Microsoft Project voor planners leer je hoe je projecten efficiënt plant én beheert inclusief werken met het 8-stappenplan en inspirerende toepassingen van ChatGPT in jouw dagelijkse werk.
Bekijk de training Microsoft Project voor planners
Veelgestelde vragen over ChatGPT en projectmanagement
Wat kan ChatGPT voor mij betekenen als projectmanager?
ChatGPT helpt je met structuur aanbrengen, tijdsinschattingen maken, communicatie verbeteren en projectideeën aanscherpen. Het is een handige digitale assistent die je sneller en slimmer laat werken.
Is het veilig om ChatGPT te gebruiken voor mijn projecten?
Gebruik bij voorkeur géén vertrouwelijke informatie. Werk met algemene vragen of geanonimiseerde input. Zo blijf je veilig én profiteer je van de voordelen.
Werkt ChatGPT samen met Microsoft Project?
Niet rechtstreeks, maar je kunt ChatGPT gebruiken om planningen voor te bereiden, structuren te bedenken en inhoud te controleren. Je gebruikt de output als input voor MS Project.
Wordt ChatGPT behandeld in jullie training Microsoft Project voor planners?
Jazeker. We laten je zien hoe je het praktisch inzet bij projectwerk, van brainstorm tot communicatie.
Op de hoogte blijven?
Meld je dan aan voor de nieuwsbrief.
