ChatGPT slimmer gebruiken: 10 tips voor je werk
Auteur: Marja CousijnseGebruik je ChatGPT al voor het schrijven van teksten, het stellen van vragen of het maken van samenvattingen? Dan kun je er waarschijnlijk nog veel meer uithalen. De grootste winst zit niet in ingewikkelde prompts, maar in hoe je ChatGPT tijdens je werk gebruikt.
Je kunt AI laten meedenken over beslissingen, documenten laten analyseren of terugkerende werkzaamheden sneller uitvoeren. Met deze 10 praktische tips leer je ChatGPT slimmer gebruiken, terwijl je zelf de regie houdt.
1. Geef ChatGPT eerst de context
Hoe beter ChatGPT jouw situatie begrijpt, hoe gerichter het antwoord. Vertel daarom niet alleen wat je wilt, maar ook waarom, voor wie en waarmee rekening moet worden gehouden.
Minder handig
"Maak een planning voor dit project."
Slimmer
"Ik organiseer met drie collega's een klantbijeenkomst voor 80 bezoekers. De bijeenkomst vindt over zes weken plaats. Maak een planning met de belangrijkste taken, de logische volgorde en aandachtspunten."
Je hoeft niet meteen een perfecte prompt te schrijven. Begin met de belangrijkste informatie en vul die tijdens het gesprek aan.
Extra tip
Vraag ChatGPT: "Welke informatie heb je nog van mij nodig om dit goed te kunnen doen?"
2. Stop niet na het eerste antwoord
Een veelgemaakte fout is dat we één vraag stellen, het antwoord lezen en vervolgens opnieuw beginnen. Dat is meestal niet nodig. ChatGPT werkt juist goed wanneer je doorvraagt en bijstuurt.
Probeer bijvoorbeeld:- "Maak dit concreter."
- "Geef een praktijkvoorbeeld."
- "Wat ontbreekt er nog?"
- "Leg dit eenvoudiger uit."
- "Welke andere aanpak is mogelijk?"
- "Welke aannames heb je gedaan?"
Stel dat ChatGPT een voorstel voor een teamoverleg heeft gemaakt. Vraag dan om het aan te passen aan jullie beschikbare tijd, groepsgrootte of manier van samenwerken. Door verder te praten over het antwoord kom je vaak sneller tot een bruikbaar resultaat.
3. Laat ChatGPT je werk kritisch beoordelen
ChatGPT is handig voor het maken van een eerste versie. Maar je kunt AI ook gebruiken als kritische tweede lezer. Heb je zelf een voorstel, e-mail, planning of presentatie gemaakt? Vraag dan eerst om feedback in plaats van meteen een nieuwe versie te laten schrijven.
Voorbeeldprompt
"Bekijk dit voorstel kritisch. Welke informatie ontbreekt? Wat is onduidelijk voor de lezer? Geef eerst alleen verbeterpunten en herschrijf de tekst nog niet."
Je kunt ChatGPT ook vragen om vanuit het perspectief van een klant of leidinggevende naar je werk te kijken. Dat levert soms verrassende aandachtspunten op. Beoordeel de suggesties wel zelf: niet iedere voorgestelde verbetering is daadwerkelijk beter.
4. Vraag om verschillende oplossingen
ChatGPT geeft vaak één voorstel, terwijl er meerdere goede oplossingen mogelijk zijn. Vraag daarom bewust naar alternatieven en laat de voordelen, nadelen en risico's vergelijken.
Voorbeeldprompt
"Geef drie manieren om ons wekelijkse teamoverleg van 60 naar 30 minuten terug te brengen. Benoem per aanpak de voordelen, nadelen en mogelijke risico's."
Je kunt vervolgens vragen welke aanpak het beste past bij jouw team en waarom.
Dit werkt ook bij ingewikkeldere beslissingen. Denk aan het vergelijken van werkwijzen, het verdelen van taken of het verbeteren van klantprocessen. Je gebruikt ChatGPT dan om mogelijkheden te onderzoeken en je eigen afwegingen scherper te maken.
5. Gebruik je eigen documenten en Excelbestanden
Waarom alles opnieuw uitleggen als de informatie al in een document staat? ChatGPT kan werken met ondersteunde bestanden, zoals rapporten, spreadsheets, tekstbestanden en presentaties. Je kunt informatie laten samenvatten, ordenen, vergelijken of analyseren.
Denk aan opdrachten zoals:- "Vat dit rapport samen in vijf punten die voor het management belangrijk zijn."
- "Welke actiepunten staan in dit document? Zet ze in een overzicht."
- "Vergelijk deze twee documenten. Welke belangrijke verschillen zie je?"
- "Welke vragen zou je na het lezen van dit document nog stellen?"
Ook interessant voor Excel
"Bekijk dit Excelbestand met maandelijkse verkoopcijfers. Welke opvallende ontwikkelingen zie je? Welke conclusies kan ik wel en niet uit deze cijfers trekken?"
Zo laat je ChatGPT niet alleen informatie verwerken, maar ook kritisch kijken naar de betekenis ervan.
Let op: controleer de uitkomsten en deel geen vertrouwelijke informatie of persoonsgegevens zonder dat dit volgens de afspraken van jouw organisatie is toegestaan.
6. Gebruik ChatGPT als sparringpartner
Je hoeft ChatGPT niet altijd om een kant-en-klaar antwoord te vragen. Soms heb je meer aan goede vragen. Stel dat je een lastig gesprek moet voeren met een collega. Je kunt dan vragen:
"Ik moet een gesprek voeren met een collega die afspraken regelmatig niet nakomt. Stel mij eerst vijf vragen waarmee ik het gesprek goed kan voorbereiden."
Of wanneer je twijfelt over een projectaanpak:
"Ik denk dat deze projectaanpak haalbaar is. Stel mij kritische vragen waarmee ik kan testen of ik iets over het hoofd zie.
Je kunt ChatGPT ook vragen bewust een ander standpunt in te nemen. Hiermee kun je situaties vanuit meerdere kanten bekijken en beter voorbereid aan een gesprek of beslissing beginnen."
7. Geef ChatGPT vaste instructies en werk met projecten
Gebruik je ChatGPT regelmatig voor hetzelfde soort werk? Dan is het handig als je niet steeds opnieuw hoeft uit te leggen wat je belangrijk vindt. Met vaste instructies kun je bijvoorbeeld aangeven welke schrijfstijl je prettig vindt, hoe uitgebreid antwoorden moeten zijn en hoe ChatGPT met ontbrekende informatie moet omgaan.
Daarnaast kun je in ChatGPT projecten gebruiken. Daarmee houd je gesprekken, bestanden en instructies over één onderwerp bij elkaar. Dat is handig voor bijvoorbeeld een terugkerende rapportage, een communicatieproject, een evenement of een langdurig klantproject.
Maak je iedere maand een managementrapportage? Dan kun je een project inrichten met de gewenste structuur, achtergrondinformatie en instructies voor de analyse. Bij een volgende rapportage hoef je minder opnieuw uit te leggen. Controleer wel of de gegevens en eerdere informatie nog actueel zijn.
8. Laat ChatGPT onderzoek doen, maar controleer de bronnen
ChatGPT kan helpen bij het zoeken, ordenen en vergelijken van informatie.
Voor eenvoudige vragen kun je de zoekfunctie gebruiken. Bij uitgebreidere onderzoeksvragen zijn er, afhankelijk van je abonnement, mogelijkheden voor diepgaand onderzoek (deep research). Daarmee kan ChatGPT meerdere bronnen onderzoeken en een rapport met bronverwijzingen opstellen. Dat is bijvoorbeeld handig wanneer je wilt weten:
- "Welke ontwikkelingen spelen binnen mijn vakgebied?"
- "Welke oplossingen bieden verschillende leveranciers?"
- "Welke argumenten zijn er voor en tegen een bepaalde keuze?"
- "Welke veranderingen kunnen gevolgen hebben voor onze organisatie?"
Vraag ChatGPT om betrouwbare, recente bronnen te gebruiken en aan te geven waar informatie onzeker is.
Belangrijk
Controleer de belangrijkste bronnen zelf. AI kan overtuigend klinken, ook wanneer informatie onjuist of onvolledig is.
9. Maak van terugkerend werk een vaste AI-werkwijze
De grootste tijdwinst zit vaak in werkzaamheden die iedere week of maand terugkomen. Denk aan vergaderingen voorbereiden, notities structureren, rapportages maken, actiepunten verzamelen of teksten controleren. Kies één terugkerende taak en bekijk welke stappen ChatGPT kan ondersteunen.
Voorbeeld: een verslag maken
- "Verzamel je ruwe aantekeningen."
- "Laat ChatGPT er een gestructureerd verslag van maken."
- "Vraag om ontbrekende informatie en onduidelijke afspraken te signaleren."
- "Controleer en verbeter zelf het resultaat."
Bewaar de instructies die goed werken, zodat je ze opnieuw kunt gebruiken. Sommige taken kun je bovendien op vaste momenten laten uitvoeren, afhankelijk van de beschikbare ChatGPT-functies. Begin met een betrouwbare werkwijze en kijk daarna welke onderdelen je verder kunt vereenvoudigen of automatiseren.
10. Gebruik AI voor het werk dat jij écht doet
Je hoeft niet alle mogelijkheden van ChatGPT te kennen om er veel voordeel van te hebben. Kijk vooral naar je dagelijkse werkzaamheden. Waar verlies je tijd? Welke taken kosten veel aandacht? En waar zou een extra controle of denkrichting helpen? Kies één toepassing die voor jou belangrijk is en probeer die goed onder de knie te krijgen. Dat levert vaak meer op dan steeds nieuwe AI-functies uitproberen. De meeste winst behaal je wanneer je deze mogelijkheden toepast op je eigen werkzaamheden. Daarbij blijft jouw oordeel onmisbaar. Jij kent de situatie, je collega's en de afspraken binnen je organisatie.
Wil je nog slimmer werken met AI?
Wil je AI combineren met slimmer plannen, prioriteiten stellen en meer grip op je werkdag? Bekijk dan onze training Boost je productiviteit met timemanagement, Outlook en AI. Werk je vooral met Microsoft 365? Dan is ook onze training Microsoft Copilot in Microsoft 365 interessant.
Bekijk de training Boost je productiviteit met timemanagement, outlook en AIBij train2work oefen je klassikaal met herkenbare werksituaties, onder begeleiding van een ervaren trainer. Wat je leert, kun je direct toepassen in je eigen werk.
Veelgestelde vragen over ChatGPT slimmer gebruiken
Hoe kan ik ChatGPT beter gebruiken voor mijn werk?
Geef voldoende context, stel vervolgvragen en gebruik ChatGPT ook voor analyseren, vergelijken en kritisch meedenken. Controleer de resultaten voordat je ze gebruikt.
Moet ik ingewikkelde prompts leren?
Nee. Een duidelijke opdracht met voldoende context is meestal belangrijker dan een ingewikkelde prompt. Je kunt tijdens het gesprek bijsturen en ontbrekende informatie aanvullen.
Kan ChatGPT mijn documenten en Excelbestanden analyseren?
Ja. ChatGPT kan ondersteunde bestanden samenvatten, vergelijken en analyseren. Controleer de uitkomsten en houd rekening met privacy en vertrouwelijkheid.
Kan ik terugkerende werkzaamheden automatiseren met ChatGPT?
Voor bepaalde taken kan dat. Je kunt vaste instructies en herhaalbare werkwijzen gebruiken. Sommige taken kunnen ook gepland worden uitgevoerd. De mogelijkheden verschillen per functie en abonnement.
